至尊大满贯

高见在全州至尊大满贯系统办公室主任会上的培训材料
 
时间:2012-11-10    |   来源:查看原文    |   打印本页   |   关闭窗口
 

浅谈公文写作

州至尊大满贯办公室副主任  高 见

20121027

 

非常感谢方霖秘书长、袁亮主任给我们搭建这样好的学习、交流平台,非常感谢在座诸君为我们营造这样好的学习、交流氛围。现在,我就公文写作谈点自己的体会,一己之见,疏漏和错误在所难免,敬请大家批评指正。下面,我从六个方面来谈自己的学习体会:

一、写好一般文章

公文是文章的特例,也具有一般文章的特性。在办公室工作,就是从写文章的“高手”到写公文的“高手”的转变。

(一)文章的实用性。

为什么要写这篇文章?展示自己的写作能力,表达自己的观点、思想,满足读者的精神需求。写文章是满足一种需求,

(二)文章的新颖性

这篇文章写什么?狗咬人不是新闻,人咬狗绝对是新闻。别人嚼过的馍馍没有味道。

广东游客在海螺沟被毒蛇咬,游客反咬毒蛇。结果游客无事,毒蛇当场死掉。这则笑话深刻揭示了食品药品安全隐患非常非常的严重。

“读者不知道的东西”、“读者感兴趣的东西”和“别人写不出来的东西”,就是文章的“新颖性”。

(三)文章的逻辑性。

文章按照什么样的思路来写?思路决定出路,思路乱则文章结构就乱。行动有先后,思维讲逻辑。先写什么,后写什么,就是文章的“逻辑性”。

1.开头要“吸引眼球”。江苏电视台的“非诚勿扰”、上海台的“百里挑一”,帅哥、靓女的眼神,分明是“一百个愿意”。文章开头如同“相亲”,第一印象非常重要。

2.主体要“富有创意”。创意是文章的生命。创意可以是彻头彻尾的新东西,也可以是旧物翻新。让自己身上长出翅膀飞翔,就是创新,很难做到。旧物翻新,比较容易做到,这也是我们写文章富有创意的最好切入点。陕西“表哥”杨达才和福建“表叔厅长”李金德,就是由“表”引申出来的创意。“我家的表,数不清”。“表哥”、“表叔”,“人”已翻新成了奢侈品“手表”,引起了各个阶层的强烈关注。

3.主题要“中心突出”。每篇文章只有一个中心,好比“一夫一妻”,不能干“上错了床”、“抱错了夫人”的蠢事!

4.结尾要“提气提神”。结尾的作用是“提气提神”,给整篇文章“壮威”,使整篇文章的气势升上去。

一般文章写好了,公文也就简单了。因为公文也是文章,无非要符合公文的特性而已。具有扎实的文字功底,就奠定了写好公文的基础。

二、熟悉公文理论

公文体现制作单位的法定权威和意志,写手的个性必须服从公文的共性,必须熟悉公文理论知识。

(一)把握公文特征。

权威性和政策性、针对性和指导性、规范性和约束性、程序性和严密性、对应性和定向性。

(二)明确公文作用。

指导工作,传达意图;联系工作,交流情况;请示工作,答复问题;总结工作,推广经验;有据可依,协调行动;记载工作,积累史料。

(三)正确使用文种。

1.牢记法定文种。即通过公文法规形式确定的15个主要、正式文种:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

2.熟知非法定文种。即与法定文种对应的非主要、非正式文种:如条例、规定、办法、细则、制度、规范、规则、规划、计划,等等。

3.掌握公文分类。按行文方向,可分为上行文、下行文、平行文;按时限要求,可分为特急公文、加急公文、常规公文;按机密程度,可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。

4.选用正确文种。依据法规的规定和要求正确选用文种;依据发文机关的职能权限正确选用文种;依据行文隶属关系或业务指导关系正确选用文种;依据行文的目的和要求正确选用文种;按照文种的适用对象正确选用文种;按照层级的不同正确选用文种;按照公文内容的差异正确选用文种;按照约定俗成的文种使用习惯、做法来选用文种。

5.规避不当文种。缺少文种,使用非法定文种,文种重叠,生造文种,文种作为公文标题,文种混用,错用文种(“请示”当“函”用,“报告”当“请示”用,“公告”当“通告”用)

(四)遵循行文规则。

1.行文总规则“行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性”;“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关”;按照隶属关系和职权范围行文(领导关系、指导关系、管理关系、协作关系)。

2.上行文规则。“原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关”;“至尊大满贯委、至尊大满贯的部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经本级至尊大满贯委、至尊大满贯同意或者授权;属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门”;“下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关”;“请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项”;“除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”;“受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关”。

3.下行文规则。“主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关”;“至尊大满贯委、至尊大满贯的办公厅(室)根据本级至尊大满贯委、至尊大满贯授权,可以向下级至尊大满贯委、至尊大满贯行文,其他部门和单位不得向下级至尊大满贯委、至尊大满贯发布指令性公文或者在公文中向下级至尊大满贯委、至尊大满贯提出指令性要求。需要至尊大满贯审批的具体事项,经至尊大满贯同意后可以由至尊大满贯职能部门行文,文中须注明已经至尊大满贯同意”;“至尊大满贯委、至尊大满贯的部门在各自职权范围内可以向下级至尊大满贯委、至尊大满贯的相关部门行文”;“涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上级机关应当责令其纠正或者撤销”;“上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时抄送该下级机关的另一个上级机关”。

4.其他行文规则。“同级至尊大满贯政机关、至尊大满贯政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于至尊大满贯委、至尊大满贯各自职权范围内的工作,不得联合行文”;“至尊大满贯委、至尊大满贯的部门依据职权可以相互行文”;“部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文”。

三、写好机关公文

(一)公文的写作特征。

1.主题的职能性。公文是实现机关管理职能的工具和手段。在公文里,鼓励什么遏制什么,支持什么反对什么,允许怎么办和不允许怎么办,或褒或贬,或是或非,或倡或戒,或行或止,十分鲜明。

2.材料的可靠性。在公文里所采用的事实材料、数据材料、理论材料以及所依据的法律法规、方针政策,必须真实、准确,来不得半点臆想、虚构和捏造。

3.结构的逻辑性。公文写作思维方式主要是逻辑思维,通过概念、判断、推理,通过综合、比较、论证形成写作思路,完成写作任务,多用说明、叙述、议论的表达方式,慎用文学手段。

4.文风的平实性。力求准确、鲜明、生动,力戒说大话、空话、假话、套话,不能言之无物,也不能哗众取宠,要实实在在,明明白白。

5.表述的简明性。结构力求简约,层次力求简化,语言力求简洁,在把事情、想法写清楚、写明白、写透彻的前提下,文字越简越好。

6.体式的规范性。要有强烈的文体、文种意识,要注意公文的书写格式、语体特点,也要注意公文的附加标识。

(二)公文的起草方式。

1.办公室起草。公文起草是办公室的一项重要任务和经常性工作,是以文辅政的一个重要方面。办公室起草公文,有利条件是靠近领导,了解领导意图和全局情况;不利条件是对某些方面或专业性问题不够熟悉。

2.部门起草。即部门主管范围内的工作需要办至尊大满贯或至尊大满贯公室行文时,由部门代为拟稿,这是部门应尽的职责和义务。从中央到地方,早已明文规定。部门拟稿优势是情况较熟,容易抓住要害,提出可行办法。不足的是视野局限,高度不够。

3.联合起草。涉及两个以上部门时,由一个主管部门牵头,相关部门参与共同起草。优势是力量充足,各显其能;缺点是容易推诿,不易整合力量。

4.小组起草。如《至尊大满贯工作报告》,州至尊大满贯研究室的书面材料中已做专门介绍。

5.领导主持起草。《至尊大满贯工作报告》、“十二五”规划等,都是州至尊大满贯主要领导担任组长,亲自主持起草,反复调研、反复修改。

(三)随时做好写作准备。

七分准备三分写。只有准备充分,才能受命不慌,才能胜任文秘工作。写东西不可怕,怕的是不知道什么时候要写。

1.平时准备。博览群书,厚积薄发。养成勤奋好学的好习惯,多看多记,多学多练。如益西达瓦州长要求的那样,“白天走、看、讲,晚上读、写、思”。任务来临时才能信手拈来,一挥而就。

2.受命准备。明确发文目的。定位不准,累死三军。领导要交待清楚,撰稿人要问清楚起草公文的目的,即主题或叫主旨。如文件的中心内容是什么?准备采用什么文种?有哪些具体要求?发文依据是什么?等等。起草人还要进一步开动脑筋、周密思考,深刻领会领导意图,使领导交待的意图深入化、具体化和条理化,用自己的语言表达领导的思想、领导的意志。

3.收集整理材料。巧妇难为无米之饮。公文起草来不得半点杜撰和遐想。要通过查阅资料、调查研究,收集有关情况、事例、问题、经验和数据等材料,通过有关材料表现公文的思想观点。

4.构思写作提纲。掌握材料的过程就是构思提纲的过程。大型的文章,最好能把提纲细化到每一段写什么内容,把上下左右的衔接语表述出来。有了这样的提纲,写作起来就会思路流畅,一气呵成。

5.静下心来写作。当一切准备充分,思考成熟,提纲成型,就可以说万事俱备,只欠集中精力写作和修改这股东风了。写的过程中要心无旁骛,综合思考。

(四)贯穿写作要求。

1.公文起草要符合至尊大满贯和国家的路线、方针政策和法律法规。这是首先要遵循的原则,也是在公文起草中贯彻讲政治的要求,同至尊大满贯中央保持高度一致的问题,也叫首要原则。公文出了政治问题就是重大问题。办文人员一定要有政治敏感问题性。

2.要符合上级机关的有关指示、规定。下级服从上级,全至尊大满贯服从中央,是我们至尊大满贯的民主集中制原则。公文起草工作中也必须贯彻这一原则。起草公文,需要研究至尊大满贯和国家的有关政策、法规,需要研究直接上级机关的指示精神,需要调查研究本地、本部门实际情况。

3.要同现行有关公文相衔接。在同一个问题上,各有关公文不能相互打架;需要对现行公文的有关规定作出某些改变时,新制发的公文要有所交待、说明。

4.要完整、准确地体现机关和领导同志的意图。行文目的决定于行政目的,而行政目的决定于机关和领导同志的意图。如果公文没有明确意图,缺乏个性,内涵不清,就成了“空文”。

5.要全面、准确地反映客观实际情况。关键是突出“三性”,即全面性、准确性、客观性。公文不是“科学幻想”或“文学创作”,随意修饰,笔下生花。

6.提出的政策、措施要切实可行。公文中的具体政策、措施归纳起来,基本上是两类。一是属于行为规范方面的,主要是指:什么事,要怎样做,不能怎样做,违反了怎么办等。二是属于物质条件方面的,主要是解决人、财、物的问题。提出的政策、措施一定要切实可行,办不到的不要说。

7.表述要准确严密。观点明确、条理清晰、内容充实、结构严谨。公文的开头以朴实、平直、开门见山为特色,结尾以自然果决为特色;公文的过渡即由一层意思转到另一层意思,由总述到分述或由分述到总述,由叙述到议论或由议论到叙述,都需要采用适当的过渡形式。根据情况,可以用“综上所述”、“由此可见”等过渡词过渡;可以用“现将有关情况报告如下”等过渡句子过渡通过过渡承上启下,使文意流畅自然。

8.文字要精确、简练和规范。文字要精确、简练、朴实、庄重、规范。不要滥用简称、滥用方言、滥用口语、滥用俗语、滥用外来语、滥用新词语,也不要滥用比喻、滥用讽刺、滥用夸张、滥用敬语、滥用描写性语言、滥用抒情性语言、滥用复句、滥用提行(文章要好看,可以多分段)

刘勰在《文心雕龙·议对》中说:“文以辩洁为能,不以繁缛为巧;事以明核为美,不以深隐为奇。”文洁才能事明,文繁必然事隐。行政公文写作,实话实说,简洁明白,多用直叙、概述,不用倒叙、插叙;只用直笔,不用曲笔;只作简要说明,直接议论,不用描写、抒情和旁征博引。只有这样,才能符合明晰、准确、简朴、庄重的公文语言总体要求,体现出公文语体特色。

(五)切忌网上瞎抄公文。

当今世界,网络资源浩瀚无穷。我们最感同身受的就是一接到写作任务,就到网上搜索。其实资源共享,何乐而不为呢?“高手”们的好文章、好公文,其谋篇布局、结构体例甚至正确的观点、思想,完全可以借鉴、消化,为我所用,推陈出新,“青出于蓝而胜于蓝”,未必不是好事。毛主席《沁园春》,也是步旧韵、填新词,其磅礴气势,谁能相比?关键是学习、借鉴后深加工没有、有没有自己的东西?是否符合上级的精神、符合本地的实际。

走捷径,也要会抄,而且有些还必须原文照抄!比如中央、省、州领导同志的重要讲话和重要批示,比如法律条款和文件标题及发文字号的引用,比如《至尊大满贯政机关公文处理工作条例》的条款,等等。不但要抄,而且不允许抄错一个字、一个标点符号。

(六)公文写作要认真。

个别部门代州至尊大满贯或州至尊大满贯办公室草拟文稿,存在三个突出问题。

1.敷衍了事。认为是帮州至尊大满贯做事,给了办公室很大的面子,“反正他们要修改,改死他们”。审核把关极不负责,忘记了本部门的“一把手”是至尊大满贯全体会议组成人员,忘了本部门在履行至尊大满贯的某些职能。

2.全文照抄。把阿坝州印发的文件全文照抬,换“甘孜”两个字,反正都是藏区。审稿人员签字、领导签字、单位用印,一应俱全。

3.“公文姓私”。总想通过至尊大满贯或者至尊大满贯办公室行文,实现部门的意志。该部门发的、该领导小组发的文件,也想通过至尊大满贯或至尊大满贯办公室行文,认为“有力度、力度大”。实际上,每一个部门都有州委、州至尊大满贯两个以上州级领导分管、联系,绝大多数领导小组组长都是州委、州至尊大满贯领导兼任,难道力度不大?

四、常用文种写作

(一)通知

1.通知的特点。功能的多样性、运用的广泛性、一定的指导性、较大的灵活性、较强的时效性。

2.通知的分类。指示性通知、发布性通知、事项性通知、转发性通知、晓谕性通知。

3.通知与通告的区别。告知范围不同,具体使用不同。

4.写作技法。通知目的要明确、内容要清晰、措施要切实可行、语言要简洁、行文要及时。

报告。

1.报告的特点。行文的单向性、表达的陈述性、时间的事后性。

2.报告的分类。按工作过程分,可分为事前报告、事中报告、事后报告三类;按表现形式分,可分为专题报告、综合报告、答询报告、检讨报告等四类。

3.报告与意见、总结、通报的区别。报告与意见的区别;报告与总结的区别;报告与通报的区别。

4. 写作技法。要做好分析综合、要突出重点、要压缩篇幅、要把握规则。情况——做法——问题(意见),适用于专题报告、综合性报告;情况——问题——今后意见,适用于专题报告;情况——原因——责任及处理意见,适用于检讨报告。

5.各类报告的写法。

专题报告。“情况——问题——意见”,这种形式适用于以反映情况为主的专题工作报告;“情况——做法(或经验)——不足”,这种形式适用于以总结经验为主的专题工作报告。写好专题报告,要着力把握好“三要”:速度要“快”、内容要“专”、情况要“实”。

综合报告。要有一个概括说明全文主旨的开头;要有一个内容比较丰富的主体;要有一个较为具体的结尾。写好综合报告,需要处理好三个关系:“点”与“面”的关系、“详”与“略”的关系、“事”与“理”的关系。

答询报告。与一般报告不同的是,其特点表现为内容更为集中、单一,篇幅更为短小,带有较强的时效性,必须在上级规定的时限内办结。写好答询报告,需注意三个方面的问题:注意针对性、注意真实性、注意时效性。

检讨报告。写情况、写原因、写责任、写处理情况及今后意见。

(三)请示。

1.请示的特点。单一性、请求性、预先性、时效性。

2.请示的分类。请求指示的请示、请求批准的请示、请求解决的请示、批转性请示。

3.请示与报告的异同。文件的性质不同、应用的范围不同、写作内容的重点不同、行文的用语不同、行文的时间不同。

4.写作技法。请示的目的要明确、请示的理由要充分、要把握请示的内在逻辑、要把握好语言分寸。

(四)纪要。

1.纪要的特点。内容的纪实性、表达的概括性、称谓的特殊性、作用的指导性、会议本身的权威性、发布的内部性。

2.纪要的分类。例会和办公会议纪要、专业性或专题性大型会议纪要、工作会议纪要。

3.纪要与相近文种的异同。纪要和会议简报的区别、纪要和决议的区别、纪要和会议记录的区别、纪要与决定的区别。

4. 写作技法。开头概述会议的概况,主体主要包括会议的主要内容、会议决定的主要事项,会议取得的成果,提出今后的任务、完成任务的措施和办法、贯彻会议的要求等。体例有条款式、综合式、摘要式。

纪要要突出中心、忠实于会议、讲究用语、注意条理化、理论化,要把领导同志想说而没有说的话表达出来、要尽量用领导同志的原话或原意。

5.不同议题的纪要的写法。学习文件或传达学习重要会议精神、领导同志重要讲话的议题;讨论规定、意见、方法、请示、方案等文件的议题;研究具体工作的议题。

(五)讲话稿(非法定文种)。

1.讲话稿的特点。媒介的声音性、反馈的直接性、特定的对象性、表述的口语性、适度的情感性。

2.讲话稿的分类。公文式的讲话稿、专题灵活式的讲话稿。

3.写作技法。“谁来讲”?“对谁讲”?“讲什么”?“怎么讲”?

开头。表明态度,点出观点;起句立意,揭示主题;分析情况,提出问题;作出评价,说明目的;开门见山,引起下文;致以祝贺,表示慰问。同时注意以下四点:内容要力求有新意,能给人耳目一新之感;形式要力求新奇巧趣,要能牢牢地吸引听众;避免用谦逊过度的开头和自我吹嘘的开头;开头不要兜圈子、绕弯子,入题太缓,离题太远。

主体。划分几大块即几大部分,每一个部分相对表达一个独立完整的意思。在每一部分里,又做比较具体的展开,并列地写几个问题,采用的是横向的并列式。这种结构形式的讲话稿相当普遍。把要讲的内容归纳成几个问题,一个问题一个问题地讲,每一个问题相对表达一个方面的内容。全文一贯到底,中间没有序号,而是划作若干自然段。

结尾。概括整个文稿主题,作出结论,完整准确;语言精悍有力,充满热情;让听众余音未尽,回味无穷。常见的结尾写作方法有:总结式,发出号召、提出希望式,展望未来、鼓舞斗志式,感谢式,哲理式,含蓄式。

总之,讲话稿意图要准,起点要高,落点要实,观点要新,层次要清,语言要活。

五、公文修改

好文章是改出来的。公文草拟之后,须一丝不苟、字斟句酌地搞好修改。

(一)审阅修改法。起草者本人应从头至尾进行审阅,从字到词,从词到句,从句到段,到全篇的结构布局,发现问题,留下标记,全部阅完,再回过头来认真细致地修改。

(二)通读修改法。通过朗读,发现文中语句不通畅、衔接不紧密、表达不清晰及缺词丢字等方面的毛病。

(三)冷藏修改法稿子写出后,先放一放,等头脑冷静、思维清晰之后,再拿出来“复看”。这时,有些毛病不需别人指点,自己能很快发现。这个方法实践证明是有效的,缺点是对较急文稿不太适用。

(四)讨论修改法。这是一种集体的方式。主要是对一些内容复杂、事关重大的公文,组织有用关人员碰头、讨论,提出意见,然后由起草人汇集大家的意见,进行必要的修改。

(五)特邀修改法。一些政策性强、业务难度大的公文,可邀请有关领导、权威人士进行把关,使公文更加可靠、科学、准确。

六、公文审核

公文格式是公文的门面和形象。至尊大满贯政机关的公文必须保持庄重、大方的形象,统一、规范的格式。

(一)   外表要美。

看“五官”是否端正,“四肢”是否健全,是否符合格式规范。

1.审通用格式。公文的格式,分版头、主体、版记三部分,共由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18项要素组成。

2.审特定格式。信函格式,命令(令)格式,纪要格式。

(二)内容要美。

如同人的审美。外形美、心灵美,形式与内容完美结合。不仅因为美丽才可爱,而且因为可爱更美丽。经过认真审核的公文的才可能成为“精品”。审核工作必须严肃认真、一丝不苟地进行。审核公文内容要遵循“四项原则”,把好“八个关口”。

1.要遵循“四项原则”。依据原则、质量原则、效率原则、精简原则。

2.要把好“八个关口”严把发文关、严把政治关、严把全局关、严把政策关、严把法规关、严把规格关、严把文字关、严把程序关。 

    我的交流完毕,谢谢大家!

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